目次
メールの送り先を間違える、添付ファイルを添付せずにメールを送る、請求書の金額を間違える。。。
私が仕事でしてきたミスを挙げればきりがありません。
そのたびに反省を繰り返し、でもまたミスをする。
そういう状況から抜け出したくて、この2年ほどずーーーっと試行錯誤を続けてきました。
その中で自分なりに確立した「これを意識すれば仕事でミスしにくいマインドになれる」反省ポイント3つをお伝えします。
１ どういう時にミスしやすいかを知る
まずは、自分がしてきたミスを振り返りましょう。
これは。。。嫌な作業ですよね。でも、やらないと先に進めません。私がしやすいミスを書いてみますね。
メールの送信元設定を間違える
メールに添付ファイルを添付し忘れる
作成書類の日付を間違える
ファイルの保存を忘れる
請求書の金額を間違える（これは、さすがに1回だけですが。。）
どうでしょう、ありがちなもの、ありえないもの、色々ですね。
２ ミスした時の状況と、作業中、作業後の自分の気持ちを思い出す
メールの送信元設定を間違える
実は最近はほとんどなくなりました。必ず送信元から設定するようにして、送信前にも確認することがクセになったのだと思います。
でも、作業がたてこんでいる時や、続けて何通もメールを送ったりする時に間違えることがあります。
確認したつもりなのに確認できていないんですね。
メールに添付ファイルを添付し忘れる
これも回数は少ないのですが、作業がたてこんでいて時間がないときや、
子供のお迎え時刻が迫っている時にはうっかりしてしまい、時間がないときにさらに自分を追い込む羽目になります。
送信直後にチェックして気が付くことが多いです。送信前に気づけるようになりたい。。
いつもどこか焦って作業しているってことでしょうか。
作成書類の日付を間違える
これは。。3日に1回くらいの割合であります。
wordの差し込み印刷でexcelの日付が入るのですが、どういうわけかフィールドがずれてしまって、正しく表示されないことがあるのです。
それを毎回確認して訂正する必要があるのですが、そこを忘れてしまうんですね。
慎重に作業したつもりでも確認を忘れてしまうので、困っています。
ファイルの保存を忘れる
ファイルを閉じるときには、必ず保存しているつもりですが、保存されていないことがあります。ショックです。。
これも保存したという思い込みが起こすミスですね。
請求書の金額を間違える
この失敗から立ち直るのに3日ほどかかりました。ダブルチェックしてくれる人はいるのですが、その人もなぜかその日のその請求書に関しては、途中までの確認で終わっていたので私のミスが見過ごされてしまったのです。
みんなに迷惑をかけてしまいました。作業の時には、特に急いでいたわけでもなく、大事な作業だという自覚はあったのですが、きちんとできていませんでした。
失敗した作業を始めるときや作業中の自分の気持ちを思い出す
個々の作業の際の気持ちは先ほど項目ごとに書きましたが
作業はいつもたくさんあって、全然こなしきれていないという気持ちが消えません。
一つの作業の終わりが見えてきたら次のことが頭をかすめたり、
なかなか思うように進まずにイライラしたりといつも時間がない気分です。
これは、実際に時間がないこととは違います。自分が感じている感覚です。
それに、正直言ってメールを送るのは面倒だし、
請求書を作るのは他の人にやってほしいと思ったりします。
ここまで書いてみて改めて思うのは、自分の気持ちを自分自身がちゃんと受け止めていないこと。
そして、面倒なことから逃げ出したいという気持ちも強いですよね。
それくらい、自分のキャパシティーを超える量や内容の作業が積み重なっている、っていうことかもしれません。
３ 本当はどういう気持ちになりたいかを考え、そのために何をするか決める
本当は、「毎日仕事が楽しくてしょうがない」と思いたいです。
ワクワクして楽しいことは、間違えないと思いませんか？
時間がなくても何とかしてやれてしまうものですし、頑張った自分に達成感がありますよね。
でも今、そう思えていないのは、どうしてでしょうか。
２までの振り返りでは、確認不足と焦りがあること、自分にとって仕事の負荷が大きいことなどがわかります。
こういう状況では、自分がやる作業に対して気持ちが後ろ向きになりがちです。
そこをちょっとでも前向きにするために「この作業よくかんばった、今ちゃんとできたよね！えらい！」と
一つ作業を終えるたびに、自分を自分で大いにほめることにしました（心の中でね）。
まずは「自分ができていることに気持ちを向けていく」ことが効果的だと思います。
そして、このボタンをクリックしたら作業が終わる、というような時には
「これできちんと作業が終わって、安心と達成感が味わえる？次の作業が楽しく始められる？」って自分に問いかけてみることにしたんです。
作業後に感じたい気持ちをベースに問いかけをするんですね。
これを毎回心がけるようにしたところ、何か不安な要素があればもう一回確認しようと思えるようになりました。
もう、ミスした後のあの嫌な気持ちを味わいたくないですから。
仕事できた、ああスッキリ！いい気分～を味わうんだった、と思い出させてくれます。
ギリギリのところで踏みとどまってもう1回確認に戻ることができますよ。
自分のマインドセットのほかに必要なこと
もちろん、チェックリストを作って、間違えやすいことをチェックするタイミングを間違えないよう、自分に習慣をつける必要はあります。
メールに関するミスでは習慣づけはおおむね成功しているので、今の課題は「時間がない」と感じるときの対処方法をどうするか、です。
作業を翌日に延ばすことが可能か尋ねたり、申し訳ないけれど同僚に作業を頼む、など自分だけで解決できないと思うことを周囲の人とうまく協力して乗り切ることが、今の私の課題です。
そういうことを心掛けていたら、昨日上司が「あの作業、もう少し早く依頼してもらえるように交渉してきたから」と依頼元の部署と話をしてくれました。
お願いしたわけではないのでびっくりしましたが、本当にありがたいと思います。気づいてもらえて、思わぬ協力を得られることもあるんですね。
自分が困っていることがあれば、それを周囲の人にうまく伝えることも大切なことだな、と改めて知りました。
まとめ
この意識づけで仕事でミスしにくいマインドになれる反省ポイント3つ、いかがだったでしょうか。
ミスの振り返りは面倒だし気が進まないことですが、
- ミスした状況
- ミスした時の気持ち
- 本当に感じたい気持ち
この3つに絞って反省して、自分が味わいたい気持ちを意識して行動するとミスがなくなり自分に余裕がうまれます。
自分の好きな仕事に取り組む時間が増える、仕事が楽しくなる、皆の役に立てる、といういい循環にもっていけると思います。
今日も最後まで読んでくださって、ありがとうございました。