できる人になりたい!手順の抜け・漏れ・忘れはどうしたらなくなる?

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今日は、仕事の愚痴が半分位はいっております。

ワーママ生活に入って、早くも2年半が過ぎたのですが

仕事の上で今自分が最も悩んでいることは、作業手順に抜け・漏れ・忘れが多いことなんです。

ああ、ミスなく仕事ができる人になりたい!できる人と思われたい!!

そうなるためには、どのように自分の行動を変えればいいのでしょうか?

 

どういうミスをしたかといいますと。

実は昨日のミスは、ほんのささいな一言を書き忘れたばかりに起きました。

 

お客様に期日を指定していただく必要があったのですが、「〇日以降で」を入れ忘れたのです。

同僚には文案のダブルチェックをお願いして一度赤を入れてもらったのですが、その時二人ともそれに気づきませんでした。

この作業が必要になったのは、私が取引先あてのメールに添付ファイルを添付せず送ってしまったから。

それに、自分が設定した期日に余裕がなかったため、ささいなミスが作業日程に影響を及ぼすことになりました。

そもそも余裕のない日程になったのは、自分が長期の予定をうまく組めないことも原因の一つだな、と思います。

自分に与えられた仕事を、もっと自分でうまくコントロールしていくために必要なことって何だろう??と、昨日の夜は何時間も、思いつく限り検索してキーワードになることを探しました。

 

どういう風になりたいかといいますと。

仕事はいっぱいあるけど、私にはちゃんと優先順位がわかってるから大丈夫、多少飛び込みの作業が入ってもOK、期日には余裕をもって対応しまーすルンルルン♪

という感じで、自分も楽しく、周りをもっと楽しくしながら仕事をしたいですねー。

今の私の状況としては、全く同じミスを繰り返すことはないにしても、ずっと時間がない感覚に追いかけられているというか、タスクがどんどんたまっていって消化しきれず、仕事は進まないし心の圧迫感がとれないのです。

今回のミスでも、帰宅してからもずっと気になって対応を考えていました。

「やっぱり自分は今の仕事をやめたほうがいいんじゃないか。。」とまで一瞬考えたのですが、そんなことを妄想しても仕事が進むわけではありません。

そんなこと考えるのやめよう、もっと考えなくてはいけないことを考え、やるべきことをやろうと決めて、ミスの対応を考えました。

結果、これは同僚か上司に相談する必要があると思ったので、とっくに就業時刻は過ぎていたのですが職場に電話をかけてみました。

わざわざ職場に電話をかけてミスの尻ぬぐいをお願いするなんて、やる人はまずいないし、そんな必要がある状況を生み出すところが、ほんと自分は仕事できないヤツじゃ!!と思ったのですが、仕方ありません。

結局、上司と同僚に対応をお願いすることになりました。

快く引き受けてもらい、すぐに対応してもらえたのでお客様にさほど迷惑をかけずに済んだのですが、さすがに真剣に自分の作業の進め方を見直さなくちゃいけないな、と思うことになりました。。

なりたい自分になるために、今しなくちゃいけないことって何だろう?

1年前よりも、ミスをした時の気持ちの落ち込みから回復するのは格段に速くなったと思います。

それに、ミスをした後の行動をどうするか、という点でも、気持ちを建て直すのが速くなったせいか、より早く対応策を見つけられるようになりました。

これは進歩ですね!

でも、でもですよ。。

仕事の幅も広がり、作業が増えてきたのは喜ばしいのですが、色々な作業を同時に並行して進めなくてはいけないため、進捗の管理が難しくなってしまったんです。。

さらに、(私にとっては)複雑な手続きを必要とする作業が加わったりして、難易度も上がりました。

みんなすごすぎる!!

考える事が、こーんなに沢山あったんだぁ。。。

と思うことばかり。

効率をよくするため、と自分に言い訳してちょっと楽をしようとか、手抜きをしようとか考えるとダメ出しされたり。

丁寧に、と思って作業を進めると時間がかかりすぎたり、丁寧すぎたり。

進めていく方向が違っていたり。

とにかく思うようにいきませんし、途中細かなミスの連発です。

今度隣の席になった人からは「なんだかいつもあたふたしてるよね」とよく言われます。

周りからもそういう風に見えているんだな、と思うとそれもまた恥ずかしいような気がして、落ち込みます。。

残念ながら、何時間検索しても、これだ!と思う方法は見つかりませんでした。。

 

解決策は・・・手帳にヒントがありました

一つだけ、ちょっといいかな?できそうかな?と思ったのは、ノートを用意して、手書きのタスクリストを作る方法です。

記入するのは、日付、相手、タスクの内容です。

終わったら線を引いて消します。

相手が誰かを書く、というのが私には新しく、なるほどなと思いました。

しかしこの他に、今の自分にひびくものが見つかりません。

うーん。これをそのままやっても、ミスの軽減になるのかな。。。

と、眺めていて何か引っかかります。

これ、前にも似たようなものを見た気がするんだけど、どこだろう?

・・・!!

手帳だ。

何と、ご縁があったのか、その手帳をいただくことができたんです。

実物は、どうにも表紙の色や中の用紙などが気に入らなくて(江上さんごめんなさい)、内容の特徴的な部分を気に入った手帳に写し取って、処分してしまいました。

年末に検索してみた時は、amazonで3,700円ほどで売られていたのですが、今は見当たらないですね。。

肝心の手帳の中身といえば。

色々、盛りだくさんなのですが。。

なりたい自分、なりたくない自分の姿をそれぞれ1ページまるごと使って記入できるようになっています。

また、今年の成功事例を、日付・曜日と共に記入するページが見開き1ページ。手帳はA5サイズでしたから、数十件は書き込めるはず。

今年の失敗事例も同様に書き込むところがあります。

せっかく自分の手帳に書き写しておきながら、1月分だけ書き込んであって、それ以降は忘れていました。

なんて勿体ない!

これは、今日から早速記入を再開し、自分のミスと共に成功事例を書き出さなくては。

いつやろう?

毎朝仕事の前に、かな。

 
 

仕事にコントロールされるのではなく、自分が仕事をコントロールするために、抜け・漏れ・忘れをなくす

仕事はいっぱいあるけど、私にはちゃんと優先順位がわかってるから大丈夫、多少飛び込みの作業が入ってもOK、期日には余裕をもって対応しまーすルンルルン♪

という感じで仕事をしたい、と書きましたが、つまり私の目標は

 

仕事にも時間にも振り回されず、自分が仕事や時間をコントロールできるようになること。

 

手順の抜け・漏れ・忘れは、大いなるタイムキラーなので、それを無くすことはとても大事なことです。

そのためにどう行動を変えるか。。。

必要だと思うことを、書いてみますね。

 

先取りして作業

具体的には、一つ一つの作業を先取りして準備していくことをまず心がけることかな。

そのほうが気持ちが平成な状態で作業に取り組めるので、効率がよく、ミスが少ないというのはこれまでの経験からわかっています。

どの作業でもそれができるようになりたいですね。

その時に、手帳を開いて自分のミスや成功事例を再確認することができたら、メモが役に立つと思います。

だから今日はノートを買いに行こう。

 

タスク管理の改善:リマインダーやカレンダーの活用

 

前向きなマインドセット

 

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